上海震旦职业学院档案管理制度
为贯彻落实《上海市民办普通高等学校档案管理办法》的精神，贯彻落实学院教学会议精神，进一步加强和规范学院的档案管理工作，为把学院办成定位准确、教学优良、管理规范、特色明显的示范性高职院校，特制定《上海震旦职业学院档案管理制度》。
一、民办高校档案是指民办高校在党群、行政、教学、科研、基建、外事、财务等活动中直接形成的，对国家、社会和学校有保存价值的各种载体形成的文件材料。
二、档案室是学院办公室领导下的主管全院档案工作的职能部门。负责对各部门的文件材料实行统一集中管理，并对各部门的档案工作进行指导和监督，以确保档案的完整、准确、安全和有效利用。
三、各部门（处、系、室、中心、馆、教研组、年级组等）行政负责人是该部门档案工作的第一责任人，领导和主管部门的档案工作，并要把档案工作纳入本部门的工作计划和有关制度，列入有关人员的工作职责和考核范围。各部门要确定一名兼职档案员具体负责本部门文件材料的收集、整理和归档工作。
四、学院各部门和个人在各项工作中形成的各种载体的文件材料，必须经部门领导审核认定后，对应归档的文件材料进行整理并交档案室归档。任何部门和个人不得将属于学院归档范围的文件材料据为己有或擅自处理。教职员工在调离本部门或人员流动前必须做好档案的移交工作。
五、有关部门在组织科研、基建、贵重仪器设备等项目检查验收时，应当通知档案室参加，对应该归档的文件材料检查验收，按时做好归档工作，凡是未经档案室人员验收或验收不合格的，或者项目承办部门不按规定归档的，则项目不予验收、鉴定，设备不得进行固定资产登记和财务报销。
六、归档时间原则上为每两个月归档一次。现规定为每年的双月20日起到月底为归档时间。其中8月份因放暑假可以顺延到9月20日归档。每年的6月下旬和12月下旬还要对各部门半年来的归档工作进行一次检查和考核。
七、归档的文件材料应当内容完整、书写工整规范（用黑色墨水钢笔或黑色水笔书写，禁止用圆珠笔书写），归档材料还必须声像清晰、材质优良、格式规范、整理有序，符合有关的技术标准和业务规范要求。
八、文件材料归档时，归档部门应当认真填写好归档文件材料收交表，并由档案室人员签名，严格办理好档案的交接工作。
九、奖惩制度
学院加强档案工作的检查考核，并切实将文件材料归档和档案管理工作作为对部门和个人工作进行总结、考核、评估的重要内容。对于工作成绩突出的部门和人员给予表彰和奖励。对于在档案管理中凡是发现违反规定拒绝向档案室移交归档的文件材料，涂改、伪造和赠送、出售档案或者泄露档案内容的，以及其他档案违法行为，学院和有关主管部门将依法追究当事人的责任。